Как писать официальные письма на английском языке

Английский – язык международного бизнеса, поэтому умение писать деловое письмо на английском – ключевой навык для работы в международной среде. Деловая переписка на английском имеет свои особенности и правила, которых стоит придерживаться, чтобы коммуникация была максимально эффективной. Используйте наши подсказки, изложенные в этой статье, и вам точно удастся составить официальное письмо на английском языке именно таким, каким оно должно быть.

В условиях широкого использования интернета и современных технологий, написание бумажных писем становится все менее распространенным, и общение, в частности деловое, как правило, осуществляется онлайн, поэтому сейчас более актуальным является написание деловых электронных писем. Иногда может понадобиться письмо с собственноручной подписью или заверенными документами. В таких случаях можно выбрать бумажный формат, хотя скан-копии тоже широко используются.

Писать официальные письма на английском и отправлять их по электронной почте быстрее и проще. Кроме того, что это значительно экономит деньги и время (бесплатная и почти мгновенная доставка), электронная почта также является более экологичным способом коммуникации, поскольку не требует использования бумаги.

Поэтому в статье речь пойдет об общих правилах и нормах написания делового письма на английском языке, в частности в виде имейла.

Официальные письма на английском, конечно, могут иметь разную цель написания, но все они имеют достаточно четкую структуру и общие правила оформления.

Общепринятая структура формального письма на английском, как правило, включает такие основные элементы:

Элемент

Пример

Sender's Address (адрес отправителя)

В верхнем правом или левом углу, в зависимости от стиля письма.

123 Main Street

Kyiv, 01001

Ukraine

Date (дата)

Под адресом отправителя, через строку.

February 9, 2025

Recipient's Address (адрес получателя)

С левой стороны, под датой.

Mr. John Smith

ABC Corporation

456 Business Rd.

New York, NY 10001

USA

Salutation (приветствие)

Формулируется в зависимости от степени формальности.

Formal:

Dear Mr. Smith,

Dear Ms. Johnson,

Dear Sir or Madam, (если имя получателя не известно)

Less formal:

Dear John,

Body of the Letter (основная часть письма)

Состоит из 3 частей:

Opening Paragraph (введение):

Краткое изложение цели письма.

I am writing to inquire about...

I am contacting you regarding...

Main Content (основная часть):

Детальное изложение информации или вопроса.

We would appreciate it if you could provide us with...
Please find attached the requested documents.

Closing Paragraph (завершающий абзац):

Итог или указание на дальнейшие действия.

I look forward to your response.

Thank you for your attention to this matter.

Closing (заключительная фраза)

Формулируется в зависимости от уровня формальности.

Formal:

Yours sincerely, (если имя получателя известно)

Yours faithfully, (если имя не известно)

Less formal:

Best regards,

Kind regards,

Signature (подпись)

Пропускается несколько строк для подписи (если это письмо на бумаге), после чего указывается имя и должность.

John Doe

Sales Manager

Enclosures (приложения) (если есть)

Указывается после подписи.

Enclosures: Contract Agreement, Invoice #1234

Рассмотрим пример официального письма на английском языке:

123 Main Street

Kyiv, 01001

Ukraine

February 9, 2025

Mr. John Smith

ABC Corporation

456 Business Rd.

New York, NY 10001

USA

Dear Mr. Smith,

I am writing to inquire about the possibility of establishing a partnership between our companies. We are particularly interested in your latest product line, which aligns with our current market expansion strategy.

Could you please provide more details regarding your pricing and distribution terms? Additionally, we would appreciate any marketing materials you could share.

Thank you for your attention to this matter. I look forward to your prompt response.

Yours sincerely,

John Doe

Sales Manager

А также пример формального электронного письма на английском:

To:

From:

Subject: Re: Trade fair in Finland

Dear Mr Miara

I am writing to inform you that I am going to be at the innovation trade fair in Finland in November. Our business partner, William Francis passed on your details to me.

I understand you are an expert in this area and it would be helpful for me if I could phone you next week to discuss some of the important points. Can you let me know if this would be convenient for you?

I look forward to your reply.

Yours sincerely,

Tasso Baies

Неважно бумажное это письмо, или электронное, его начало должно создавать хорошее впечатление. Обязательно используйте соответствующее обращение. Придерживайтесь правильного формата и приветствия. Проверьте правильность написания имени и фамилии. Если получатель неизвестен, используйте Dear Sir/Madam / Dear Colleagues / Dear Customer и т.д.

Основную часть письма начинаем с вводных фраз, с помощью которых ссылаемся на предыдущий контакт, указываем, как узнали о получателе, если пишем впервые, объясняем цель обращения и т.д.:

I recently read your article / advertisement...

Недавно я прочитал(а) вашу статью / объявление...

I was given your name by [name]...

Ваше имя мне сообщил(а) [имя]...

Thank you for your letter / email / message of [date] concerning / about / enclosing / enquiring...

Благодарю за ваше письмо / электронное сообщение / сообщение от [дата] касательно / с приложением / с запросом...

I have received your letter / email of [date]...

Я получил(а) ваше письмо / электронное сообщение от [дата]...

Following our telephone conversation today...

После нашего телефонного разговора сегодня...

I am writing to ask… / to inform you… / to confirm… / enquire about…

Пишу, чтобы спросить… / сообщить вам… / подтвердить… / узнать о...

I am interested in ordering… / learning about…

Меня интересует заказ… / получение информации о...

I am writing to you about / with regard to...

Обращаюсь к вам по поводу...

I am writing in response to...

Пишу в ответ на...

I am writing to enquire / complain about...

Пишу, чтобы узнать / пожаловаться на...

I would like to apologize for...

Хотел(а) бы принести извинения за...

In reply to your email...

В ответ на ваше электронное письмо...

Далее в основной части письма излагаем суть обращения. Как правило, деловая переписка на английском носит формальный характер, поэтому сообщение обязательно должно быть достаточно лаконичным, вежливым, лишенным чрезмерной эмоциональности, даже если вы обращаетесь с жалобой на товар или услугу. При этом, если вы пишете письмо-извинение, или вам нужно сообщить плохие новости, используйте следующие фразы:

We regret to inform you that...

Вынуждены сообщить вам, что...

I am sorry to let you know that...

С сожалением сообщаем вам, что...

Due to unforeseen circumstances, we will not be able to...

Ввиду непредвиденных обстоятельств мы не сможем...

Please accept our sincere apologies for...

Пожалуйста, примите наши искренние извинения за...

We regret any inconvenience this may have caused.

Мы сожалеем о любых неудобствах, которые это могло повлечь.

Изложив главную мысль в основной части письма, пишем завершающий абзац, который может содержать следующие фразы:

I hope you will find this information of use.

Надеюсь, эта информация будет для вас полезной.

I trust you will look into this matter fully.

Верю, что вы тщательно рассмотрите этот вопрос.

I hope you understand my concern about this matter.

Надеюсь, вы понимаете мою обеспокоенность по этому поводу.

I would be very grateful for your help in this matter.

Буду очень благодарен(а) за вашу помощь в этом вопросе.

Please contact us if…

Пожалуйста, свяжитесь с нами, если...

Please let me know if…

Пожалуйста, сообщите мне, если...

Do not hesitate to contact us if...

Не сомневайтесь обращаться к нам, если...

Let me know if you need any more help.

Дайте знать, если вам понадобится дополнительная помощь.

I look forward to / I am looking forward to hearing from you.

С нетерпением жду вашего ответа.

I look forward to receiving your reply / report / order /…

Жду получения вашего ответа / отчета / заказа /...

Looking forward to...

С нетерпением жду...

Чтобы закончить официальное письмо на английском, воспользуйтесь одним из следующих клише:

Yours sincerely - Искренне Ваш
(Most) sincerely - Сердечно
(Best) regards / Respectfully - С уважением
Best - Всего хорошего
Kind regards - С наилучшими пожеланиями

После этого ставим запятую, и с нового абзаца указываем свои данные – имя, должность (если это уместно) и номер телефона (опционально).

Как писать деловое письмо на английском

Давайте рассмотрим подробнее самые распространенные виды деловых писем на английском.

**Коммерческое письмо (Sales Letter) начинается с яркого заявления, чтобы привлечь внимание получателя, поскольку его цель – мотивировать к определенному действию. Такое письмо содержит призыв к действию, четкое описание выгоды для клиента, инструкции касательно дальнейших шагов, а также контактную информацию – номер телефона или ссылку на веб сайт или страницу в соцсети.

**Письмо-запрос (Inquiry Letter) используется для запроса информации. Должно быть коротким, четким и содержать только самые необходимые вопросы. Для получения нужной информации обязательно укажите свои контактные данные.

**Сопроводительное письмо (Cover Letter) прилагается к документам, отчетам или товарам и составляется с целью объяснить, что именно отправлено, для чего и какие дальнейшие действия ожидаются от получателя. Обычно сопроводительные письма максимально лаконичны и информативны.

**Письмо-заказ (Order Letter) отправляется клиентом производителю, продавцу или поставщику для заказа товаров или услуг. В таком письме следует указать модель, название продукта, количество и желаемую стоимость. Также можно добавить информацию о способе оплаты.

**Письмо-напоминание (Follow-Up Letter) отправляют после предыдущего обращения (например, если заказ не был осуществлен). Также это может быть благодарность за сотрудничество, итог встречи или уточнение статуса заявки от кандидата на работу. Обычно такие письма содержат элементы благодарности и коммерческого обращения.

**Письмо-подтверждение (Acknowledgment Letter) выполняет функцию подтверждения получения сообщения, документов или материалов. Таким образом демонстрируют внимание и уважение к получателю, хотя дальнейшие действия не обязательны.

**Письмо-жалоба (Complaint Letter) – это официальное обращение относительно некачественного товара или услуги с требованием компенсации. Выбор слов и тон имеют решающее значение для успешного рассмотрения обращения. Стоит быть решительным, четким, но вежливым и обязательно придерживаться профессионального стиля.

**Письмо по урегулированию споров (Adjustment Letter) является ответом на жалобу или претензию. Если вопрос решен в пользу клиента, сообщите об этом в начале письма. Если нет, придерживайтесь нейтрального и вежливого тона, объясняя ситуацию и демонстрируя понимание проблемы клиента.

**Рекомендательное письмо (Letter of Recommendation), как правило, требуют работодатели перед приемом кандидата на работу. Это – характеристика от предыдущего работодателя или коллеги, освещающая профессиональные качества кандидата.

**Заявление об увольнении (Letter of Resignation) направляется работником, который планирует увольнение, своему руководителю, с указанием даты последнего рабочего дня, а также, как правило, причины увольнения.

Общие рекомендации по написанию официального письма на английском

Безусловно, составление любого сообщения носит индивидуальный характер, вы пишете о конкретных ситуациях, указываете конкретные детали, однако есть общие советы относительно того, как правильно написать официальное письмо на английском. Пример такого письма приведен в конце статьи.

Итак, при ведении деловой корреспонденции следует придерживаться четкости и лаконичности, содержание письма должно быть понятным с первого прочтения. Используйте простую, понятную лексику, не употребляйте сокращенные формы, избегайте разговорного стиля, отдавая предпочтение профессиональному.

Что касается визуального оформления текста письма, сообщение стоит разделить на содержательные части, разделяя их абзацами. При необходимости используйте подзаголовки, маркированные списки и выделение жирным шрифтом, при этом не стоит писать слова ~~БОЛЬШИМИ БУКВАМИ~~ или использовать подчеркивание. Как правило, при составлении делового письма используют шрифты Arial, Times New Roman, Courier New или Verdana размером 10 или 12, одинарный межстрочный интервал и двойной отступ между абзацами, поля должны быть 2,5 см со всех сторон. Для подписи оставляют 4-5 пустых строк.

Начиная официальное письмо, выберите соответствующее приветствие в зависимости от ваших отношений с получателем. Сразу укажите цель обращения. Это называется прямым подходом, который задает тон всему сообщению и помогает сразу привлечь внимание читателя. Однако, если вы сообщаете неприятные новости, лучше воспользоваться косвенным подходом – сначала подготовьте читателя и только потом переходите к сути – во втором или третьем абзаце. В основной части письма четко излагайте детали ситуации, указывая суть проблемы и возможные пути ее решения, обязательно укажите причины вашего решения или предложения. Помните, что основная часть может быть разделена на содержательные абзацы. Чтобы плавно завершить письмо, используйте вежливую заключительную фразу, а затем выберите соответствующее прощание в зависимости от ваших взаимоотношений с получателем.

Обязательно перечитывайте письмо перед тем, как отправить, чтобы убедиться, что оно содержит всю необходимую информацию и написано должным образом. Будьте внимательны к правильности написания имени и названия компании получателя.

Образец делового электронного письма на английском языке с переводом

To: delltechnology@gmail.com

From: surajverma@gmail.com

Subject: Enquiring about Laptops

Dear Sir,

I am Ernest Green writing this letter to you to enquire about the DELL. laptop. I am planning to purchase 20 DELL Laptops for business purposes. I am running a media and advertising firm. I require laptops with good graphic features and my budget for 20 laptops is ___ USD. We would like to buy laptops which are portable, lightweight, 8GB RAM, and suit our budget.

I would like to know the details of all the available laptops with the above-mentioned features. If DELL laptops are not available with the above-mentioned features then I would like to buy any other brand laptops as well.

So, please explain to me more about the available laptops and their features.

I would appreciate a reply as soon as possible.

Best regards,

Ernest Green

Director

Кому: delltechnology@gmail.com

Від: surajverma@gmail.com

Тема: Запрос по ноутбукам

Уважаемый ____,

Меня зовут Эрнест Грин, и я пишу вам, чтобы узнать информацию о ноутбуках DELL. Я планирую приобрести 20 ноутбуков DELL для бизнес-потребностей. Я управляю медиа- и рекламной компанией, поэтому мне нужны ноутбуки с хорошими графическими характеристиками. Мой бюджет на 20 ноутбуков составляет ___ долларов США. Мы заинтересованы в покупке портативных, легких ноутбуков с 8 ГБ оперативной памяти, соответствующих нашему бюджету.

Я хотел бы получить подробную информацию обо всех доступных моделях ноутбуков с указанными характеристиками. Если ноутбуки DELL с такими параметрами отсутствуют, я рассмотрю возможность приобретения ноутбуков других брендов.

Пожалуйста, предоставьте мне больше информации о доступных ноутбуках и их характеристиках.

Буду благодарен за быстрый ответ.

С уважением,

Эрнест Грин

Директор

Читайте также:

Наши курсы:

Как писать официальные письма на английском языке

Заказать звонок