Англійська – мова міжнародного бізнесу, тому вміння писати діловий лист англійською – ключова навичка для роботи в міжнародному середовищі. Ділове листування англійською має свої особливості, на які варто зважати для ефективної комунікації. Використовуйте наші підказки, викладені у цій статті, і вам точно вдасться скласти офіційний лист на англійській мові саме таким, яким він повинен бути.

В умовах широкого використання інтернету та сучасних технологій, написання паперових листів стає все менш поширеним, і спілкування, зокрема ділове, як правило, здійснюється онлайн, тож нині більш актуальним є написання ділових електронних листів. Іноді може знадобитися лист із власноручним підписом або завіреними документами. У таких випадках можна обрати паперовий формат, хоча скан-копії теж широко використовуються.

Писати офіційні листи англійською та надсилати їх електронною поштою швидше і простіше. Крім того, що це значно економить гроші і час (безкоштовна і майже миттєва доставка), електронна пошта також є більш екологічним способом комунікації, оскільки не потребує використання паперу.

Тож в статті мова піде про загальні правила і норми написання ділового листа на англійській мові, зокрема у вигляді емейлу.

Офіційні листи англійською, звісно, можуть мати різну мету написання, але всі вони мають досить чітку структуру і загальні правила оформлення.

Загальноприйнята структура формального листа англійською зазвичай включає такі основні елементи:

	Елемент	Приклад
1	Sender's Address (адреса відправника) Розміщується у верхньому правому або лівому куті, залежно від стилю листа.	123 Main Street Kyiv, 01001 Ukraine
2	Date (дата) Пишеться під адресою відправника, через рядок.	February 9, 2025
3	Recipient's Address (адреса отримувача) Розміщується з лівого боку, під датою.	Mr. John Smith ABC Corporation 456 Business Rd. New York, NY 10001 USA
4	Salutation (привітання) Формулюється залежно від ступеня формальності.	Formal: Dear Mr. Smith, Dear Ms. Johnson, Dear Sir or Madam, (якщо ім’я отримувача невідоме)   Less formal: Dear John,
5	Body of the Letter (основна частина листа) Складається з 3 частин:
	Opening Paragraph (вступний абзац): Коротке зазначення мети листа.	I am writing to inquire about... I am contacting you regarding...
	Main Content (основна частина): Детальне викладення інформації або питання.	We would appreciate it if you could provide us with... Please find attached the requested documents.
	Closing Paragraph (завершальний абзац): Підсумок або вказівка на подальші дії.	I look forward to your response. Thank you for your attention to this matter.
6	Closing (заключна фраза) Обирається залежно від рівня формальності.	Formal: Yours sincerely, (якщо відоме ім'я отримувача) Yours faithfully, (якщо ім'я невідоме)   Less formal: Best regards, Kind regards,
7	Signature (підпис) Пропускається декілька рядків для підпису (якщо це друкований лист), після чого вказується ім'я та посада.	John Doe Sales Manager
8	Enclosures (додатки) (якщо є) Вказується після підпису.	Enclosures: Contract Agreement, Invoice #1234

Розгляньмо приклад офіційного листа на англійській мові:

123 Main Street  Kyiv, 01001  Ukraine    February 9, 2025    Mr. John Smith  ABC Corporation  456 Business Rd.  New York, NY 10001  USA    Dear Mr. Smith,   I am writing to inquire about the possibility of establishing a partnership between our companies. We are particularly interested in your latest product line, which aligns with our current market expansion strategy.   Could you please provide more details regarding your pricing and distribution terms? Additionally, we would appreciate any marketing materials you could share.   Thank you for your attention to this matter. I look forward to your prompt response.   Yours sincerely,    John Doe  Sales Manager

А також приклад формального електронного листа англійською:

To: From:   Subject: Re: Trade fair in Finland   Dear Mr Miara   I am writing to inform you that I am going to be at the innovation trade fair in Finland in November. Our business partner, William Francis passed on your details to me.   I understand you are an expert in this area and it would be helpful for me if I could phone you next week to discuss some of the important points. Can you let me know if this would be convenient for you?   I look forward to your reply.   Yours sincerely,   Tasso Baies

 

Неважливо паперовий це лист, чи електронний, його початок повинен створювати позитивне враження. Обов'язково використовуйте відповідне звертання. Дотримуйтесь правильного формату і привітання. Перевірте правильність написання імені та прізвища. Якщо отримувач невідомий, використовуйте Dear Sir/Madam / Dear Сolleagues / Dear Customer і т.д.

Основну частину листа починаємо зі вступних фраз, за допомогою яких посилаємось на попередній контакт, зазначаємо, як дізналися про отримувача, якщо пишемо вперше, пояснюємо мету звернення тощо:

• I recently read your article / advertisement…

Нещодавно я прочитав(ла) вашу статтю / оголошення...

• I was given your name by [name]...

Ваше ім’я мені повідомив(ла) [ім'я]...

• Thank you for your letter / email / message of [date] concerning / about / enclosing / enquiring…

Дякую за ваш лист / електронне повідомлення / повідомлення від [дата] щодо / стосовно / з додатком / із запитом...

• I have received your letter / email of [date]...

Я отримав(ла) ваш лист / електронне повідомлення від [дата]...

• Following our telephone conversation today…

Після нашої телефонної розмови сьогодні...

• I am writing to ask… / to inform you… / to confirm… / enquire about…

Пишу, щоб запитати… / повідомити вам… / підтвердити… / дізнатися про...

• I am interested in ordering… / learning about…

Мене цікавить замовлення… / отримання інформації про...

• I am writing to you about / with regard to…

Звертаюся до вас щодо...

• I am writing in response to…

Пишу у відповідь на…

• I am writing to enquire / complain about…

Пишу, щоб дізнатися / поскаржитися на...

• I would like to apologize for…

Хотів(ла) би вибачитися за...

• In reply to your email…

У відповідь на ваш електронний лист...

Далі в основній частині листа викладаємо суть звернення. Як правило, ділова переписка англійською має формальний характер, тому повідомлення обов’язково повинно бути досить лаконічним, ввічливим, позбавленим надмірної емоційності, навіть якщо ви звертаєтесь зі скаргою на товар чи послугу. При цьому, якщо ви пишете лист-вибачення, або вам потрібно повідомити прикрі новини, використовуйте наступні фрази:

• We regret to inform you that…

Ми змушені повідомити вам, що...

• I am sorry to let you know that…

Шкода повідомляти вам, що...

• Due to unforeseen circumstances, we will not be able to…

Через непередбачувані обставини ми не зможемо...

• Please accept our sincere apologies for…

Будь ласка, прийміть наші щирі вибачення за...

• We regret any inconvenience this may have caused.

Ми шкодуємо про будь-які незручності, які це могло спричинити.

 

Після викладення головної думки в основній частині листа, пишемо завершальний абзац, який може містити такі фрази:

• I hope you will find this information of use.

Сподіваюся, ця інформація буде для вас корисною.

• I trust you will look into this matter fully.

Вірю, що ви ретельно розглянете це питання.

• I hope you understand my concern about this matter.

Сподіваюся, ви розумієте мою стурбованість з цього приводу.

• I would be very grateful for your help in this matter.

Буду дуже вдячний(а) за вашу допомогу в цьому питанні.

• Please contact us if…

Будь ласка, зв'яжіться з нами, якщо...

• Please let me know if…

Будь ласка, повідомте мені, якщо...

• Do not hesitate to contact us if...

Не вагайтеся звертатися до нас, якщо...

• Let me know if you need any more help.

Дайте знати, якщо вам знадобиться додаткова допомога.

• I look forward to / I am looking forward to hearing from you.

З нетерпінням чекаю на вашу відповідь.

• I look forward to receiving your reply / report / order /…

Чекаю на отримання вашої відповіді / звіту / замовлення /...

• Looking forward to...

З нетерпінням чекаю…

 

Щоб закінчити офіційний лист англійською, скористайтесь одним з наступних кліше:

• Yours sincerely - Щиро Ваш
• (Most) sincerely - Сердечно
• (Best) regards / Respectfully - З повагою
• Best - Всього найкращого
• Kind regards - З найкращими побажаннями

 

Після цього ставимо кому, і з нового абзацу вказуємо свої дані – ім'я, посаду (якщо це доречно) та номер телефону (опціонально).

Давайте розглянемо детальніше найпоширеніші види формальних листів англійською:

**Комерційний лист (Sales Letter) починається з яскравої заяви, щоб привернути увагу отримувача, оскільки його основна мета – мотивувати до певної дії. Такий лист містить заклик до дії, чіткий опис вигоди для клієнта, інструкції щодо подальших кроків, а також контактну інформацію – номер телефону або посилання на вебсайт чи сторінку в соцмережі.

**Лист-запит (Inquiry Letter) використовується для запиту інформації. Має бути коротким, чітким і містити лише найнеобхідніші питання. Для отримання потрібної інформації обов’язково вкажіть свої контактні дані.

**Супровідний лист (Cover Letter) додається до документів, звітів чи товарів і має на меті пояснити, що саме надсилається, для чого і які подальші дії очікуються від отримувача. Зазвичай супровідні листи максимально лаконічні та інформативні.

**Лист-замовлення (Order Letter) надсилається клієнтом виробнику, продавцю чи постачальнику для замовлення товарів або послуг. У такому листі слід зазначити модель, назву продукту, кількість і бажану вартість. Також можна додати інформацію про спосіб оплати.

**Лист-нагадування (Follow-Up Letter) надсилають після попереднього звернення (наприклад, якщо замовлення не було здійснено). Також це може бути подяка за співпрацю, підсумок зустрічі або уточнення статусу заяви від кандидата на роботу. Зазвичай такі листи поєднують елементи подяки і комерційного звернення.

**Лист-підтвердження (Acknowledgment Letter) виконує функцію підтвердження отримання повідомлення, документів чи матеріалів. Таким чином демонструють увагу і повагу до отримувача, хоча подальші дії необов’язкові.

**Лист-скарга (Complaint Letter) – це офіційне звернення щодо неякісного товару або послуги з вимогою компенсації. Вибір слів і тон мають вирішальне значення для успішного розгляду звернення. Варто бути рішучим, чітким, але ввічливим і обов’язково дотримуватись професійного стилю.

**Лист щодо врегулювання суперечок (Adjustment Letter) є відповіддю на скаргу або претензію. Якщо питання вирішене на користь клієнта, повідомте про це на початку листа. Якщо ні, дотримуйтеся нейтрального і ввічливого тону, пояснюючи ситуацію та демонструючи розуміння проблеми клієнта.

**Рекомендаційний лист (Letter of Recommendation), як правило, вимагають роботодавці перед прийомом кандидата на роботу. Це – характеристика від попереднього роботодавця або колеги, що висвітлює професійні якості кандидата.

**Заява про звільнення (Letter of Resignation) надсилається працівником, який планує звільнення, своєму керівнику, зазначаючи дату останнього робочого дня. Також у листі часто пояснюють причини звільнення.

 Загальні рекомендації щодо написання офіційного листа англійською

Звісно, складання будь-якого повідомлення носить індивідуальний характер, ви пишете про конкретні ситуації, вказуєте конкретні деталі, проте є загальні поради щодо того, як правильно написати офіційний лист англійською. Приклад такого листа наведено в кінці статті.

Отже, при веденні ділової кореспонденції варто дотримуватись чіткості та лаконічності, зміст листа повинен бути зрозумілим з першого прочитання. Використовуйте просту, зрозумілу лексику, не вживайте скорочені форми, уникайте розмовного стилю, надаючи перевагу професійному.

Стосовно візуального оформлення тексту листа, варто розділити повідомлення на змістовні частини, розділяючи їх абзацами. За потреби використовуйте підзаголовки, марковані списки та виділення жирним шрифтом, при цьому не варто писати слова ВЕЛИКИМИ БУКВАМИ чи використовувати підкреслення. Як правило, при складанні ділового листа використовують шрифти Arial, Times New Roman, Courier New або Verdana розміром 10 або 12, одинарний міжрядковий інтервал і подвійний відступ між абзацами, поля мають бути 2,5 см з усіх боків. Для підпису залишають 4-5 порожніх рядків.

Починаючи офіційний лист, оберіть відповідне привітання залежно від ваших відносин із отримувачем. Відразу зазначте мету звернення. Це називається прямим підходом, який задає тон усьому повідомленню і допомагає відразу привернути увагу читача. Однак, якщо ви повідомляєте неприємні новини, краще скористатися непрямим підходом – спочатку підготуйте читача і лише потім переходьте до суті – у другому чи третьому абзаці. В основній частині листа чітко викладайте деталі ситуації, зазначаючи суть проблеми та можливі шляхи її вирішення, обов'язково вкажіть причини вашого рішення чи пропозиції. Пам'ятайте, що основна частина може бути поділена на змістовні абзаци. Щоб плавно завершити лист, використовуйте ввічливу заключну фразу, а потім виберіть відповідне прощання залежно від ваших взаємин з отримувачем.

Обов’язково перечитуйте лист перед тим, як відправити, щоб переконатися, що він містить усю необхідну інформацію і написаний належним чином. Будьте уважні до правильності написання імені та назви компанії отримувача.

 Зразок ділового електронного листа на англійській мові з перекладом

To: delltechnology@gmail.com From: surajverma@gmail.com   Subject: Enquiring about Laptops   Dear Sir,   I am Ernest Green writing this letter to you to enquire about the DELL. laptop. I am planning to purchase 20 DELL Laptops for business purposes. I am running a media and advertising firm. I require laptops with good graphic features and my budget for 20 laptops is ___ USD. We would like to buy laptops which are portable, lightweight, 8GB RAM, and suit our budget.   I would like to know the details of all the available laptops with the above-mentioned features. If DELL laptops are not available with the above-mentioned features then I would like to buy any other brand laptops as well.   So, please explain to me more about the available laptops and their features.   I would appreciate a reply as soon as possible.   Best regards,   Ernest Green Director

Кому: delltechnology@gmail.com Від: surajverma@gmail.com   Тема: Запит щодо ноутбуків   Шановний пане,   Мене звати Ернест Грін, і я пишу вам, щоб дізнатися інформацію щодо ноутбуків DELL. Я планую придбати 20 ноутбуків DELL для бізнес-потреб. Я керую медіа- та рекламною компанією, тому мені потрібні ноутбуки з хорошими графічними характеристиками. Мій бюджет на 20 ноутбуків становить ___ доларів США. Ми зацікавлені в покупці портативних, легких ноутбуків із 8 ГБ оперативної пам’яті, що відповідають нашому бюджету.   Я хотів би отримати детальну інформацію про всі доступні моделі ноутбуків із зазначеними характеристиками. Якщо ноутбуки DELL з такими параметрами відсутні, я розгляну можливість придбання ноутбуків інших брендів.   Будь ласка, надайте мені більше інформації про доступні ноутбуки та їхні характеристики.   Буду вдячний за швидку відповідь.   З повагою,   Ернест Грін Директор

 

Читайте також: 

• Правила читання в англійській мові
• Як швидко вчити та запам'ятовувати слова з англійської мови
• Добірка онлайн словників з англійської мови та їх корисні фічі

Наші курси:

• Англійська для IT
• Ділова англійська
• Корпоративна англійська
• Англійська для маркетологів
• Англійська для економістів та фінансистів
• Індивідуальне навчання
• Визанчити рівень англійської мови